Datenschutzerklärung

 

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, SwissAssetSolutions (nachfolgend «SwissAssetSolutions», «wir» oder «uns» genannt), wie wir Personendaten erheben und verarbeiten. Diese Erklärung ist nicht abschließend; spezifische Sachverhalte können durch zusätzliche Datenschutzerklärungen geregelt sein. Im Sinne dieses Dokuments bezeichnet der Begriff «Personendaten» alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

(Hinweis: Diese Datenschutzerklärung ist eine Übersetzung der rechtsverbindlichen deutschen Originalversion.)

1. Verantwortliche Stelle und Kontaktangaben

Sofern im Einzelfall nicht anders angegeben, ist SwissAssetSolutions für die in dieser Erklärung beschriebene Datenverarbeitung verantwortlich. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich per Post oder E-Mail an uns wenden – bitte fügen Sie zu Identifikationszwecken eine Kopie Ihres Ausweises oder Reisepasses bei:

SwissAssetSolutions
Bachtelstrasse 1
8853 Lachen
Telefon: +41 78 225 50 61
E-Mail: info@swissassetsolutions.com

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2. Erhebung und Verarbeitung von Personendaten

Wir verarbeiten Personendaten insbesondere im Zusammenhang mit folgenden Tätigkeiten:

• Kundendaten von natürlichen oder juristischen Personen, denen wir derzeit oder in der Vergangenheit Dienstleistungen erbracht haben

• Personenbezogene Daten, die wir im Rahmen von Mandaten indirekt erhalten

• Beim Besuch unserer Website

• Bei der Teilnahme an von uns organisierten Veranstaltungen

• Im Rahmen von Kommunikation oder Besuchen

• Im Zusammenhang mit anderen Vertragsverhältnissen (z. B. Lieferanten, Dienstleister, Berater)

• Im Zusammenhang mit Stellenbewerbungen

• Wenn dies gesetzlich oder regulatorisch erforderlich ist

• Beim Erfüllen gesetzlicher Verpflichtungen oder berechtigter Interessen, wie z. B. der Verwaltung von Interessenkonflikten, Maßnahmen zur Geldwäschereibekämpfung, Sicherstellung der Datenrichtigkeit, Bonitätsprüfungen, Gewährleistung der Sicherheit oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen

Für detailliertere Informationen verweisen wir auf Abschnitt 4, der spezifische Kategorien der Datenverarbeitung beschreibt.

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3. Kategorien personenbezogener Daten
Die Art der von uns erhobenen personenbezogenen Daten hängt von Ihrer Beziehung zu uns und vom jeweiligen Zweck der Datenverarbeitung ab. Neben Kontaktdaten können wir auch weitere Informationen über Sie oder mit Ihnen verbundene Personen erfassen. In einigen Fällen kann es sich dabei um besonders schützenswerte Personendaten handeln.

Wir können folgende Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:

• Kontaktinformationen: z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

• Kundendaten: z. B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, berufliche Funktion, Pass-/Ausweisnummer, AHV-Nummer

• Risikobezogene Daten: z. B. Bonitätsauskünfte, Handelsregistereinträge

• Finanzdaten: z. B. Bankverbindungen

• Mandatsspezifische Daten: z. B. Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Projekt- und Vertragsdaten, Mitarbeiterdaten (z. B. Löhne, Sozialversicherungen), Buchhaltungsunterlagen, wirtschaftlich Berechtigte und Eigentümerstrukturen

• Websitedaten: z. B. IP-Adressen, Gerätekennungen, Browsertypen, Nutzungsanalysen, Plugin-Aktivitäten

• Bewerbungsdaten: z. B. Lebensläufe, Referenzen, Zeugnisse

• Marketingdaten: z. B. Newsletter-Abonnements

• Sicherheits- und Netzwerkinformationen: z. B. Besucherprotokolle, Zutrittskontrollaufzeichnungen, E-Mail- und Netzwerkscanner-Logs, Anruflisten

Soweit zulässig, beziehen wir Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Betreibungs- oder Grundbuchämter, Handelsregister, Presse, Internet) oder erhalten Informationen von Kunden und deren Mitarbeitenden, Behörden, Gerichten und anderen Dritten.

Neben den von Ihnen direkt bereitgestellten Informationen können auch folgende Daten von Dritten stammen:

• Daten aus öffentlichen Registern

• Informationen im Zusammenhang mit rechtlichen oder behördlichen Verfahren

• Berufliche Informationen (z. B. Ihre Funktion innerhalb eines Unternehmens zur Ermöglichung von Geschäftstransaktionen)

• Korrespondenz und Gesprächsnotizen

• Bonitätsbeurteilungen

• Informationen von nahestehenden Personen (z. B. Familie, rechtliche Vertreter) im Zusammenhang mit Verträgen oder Compliance

• Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Geldwäschereibekämpfung, Exportkontrollen)

• Informationen von Finanzinstituten, Versicherern, Vertriebspartnern und anderen Vertragspartnern (z. B. zu Zahlungen, Transaktionen oder Nutzung von Dienstleistungen)

• Öffentlich zugängliche Daten aus Medien und dem Internet, sofern angemessen (z. B. für Rekrutierungszwecke)

• Adress- und demografische Informationen für Marketingzwecke

• Technische Daten zur Websitenutzung (z. B. IP- oder MAC-Adressen, Geräteeinstellungen, Cookies, Zeitstempel, aufgerufene Inhalte, Referrer-Webseiten und Standortdaten)

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4. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

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4.1. Erbringung von Dienstleistungen
SwissAssetSolutions verarbeitet in erster Linie personenbezogene Daten, die wir von Kunden und Geschäftspartnern im Rahmen bestehender Mandats- oder Vertragsverhältnisse erhalten. Verarbeitet werden insbesondere:

• Kontaktdaten: wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und weitere Kontaktdaten

• Persönliche Daten: wie Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, berufliche Funktion, Pass-/Ausweisnummer, AHV-Nummer, familiäre Angaben

• Risikobezogene Informationen: wie Bonitätsangaben, Handelsregisterdaten, Sanktionslisten, Daten aus spezialisierten Datenbanken oder Online-Quellen

• Finanzdaten: wie Bankverbindungen, Investitionen oder Beteiligungen

• Spezifische Daten: wie Steuerdaten, Statuten, Protokolle, Mitarbeiterdaten (z. B. Löhne, Sozialversicherungen) und Buchhaltungsunterlagen

• Besonders schützenswerte Daten: wie Gesundheitsdaten, religiöse Zugehörigkeit oder Sozialhilfeinformationen

Diese Datenverarbeitung erfolgt auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

• Vertragliche Notwendigkeit: zur Anbahnung, Durchführung und Durchsetzung von Verträgen (z. B. strategische Beratung)

• Gesetzliche Verpflichtungen, wie z. B. zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen

• Berechtigte Interessen: z. B. für administrative Zwecke, Qualitätsverbesserung, Risikomanagement, Sicherheit oder Rechtsdurchsetzung

• Einwilligung: bei bestimmten Verwendungszwecken, wie etwa Marketingkommunikation

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4.2. Indirekte Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Leistungserbringung
Im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeitet SwissAssetSolutions auch personenbezogene Daten von Personen, die nicht unsere direkten Kunden sind – z. B. Mitarbeitende, Familienangehörige oder andere Bezugspersonen unserer Kunden. Diese Informationen erhalten wir entweder von unseren Kunden selbst oder von Dritten, die in deren Auftrag handeln, und benötigen sie zur Vertragserfüllung.

Relevante personenbezogene Daten sind unter anderem:

• Kontakt- und Marketinginformationen

• Persönliche Angaben, wie Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Ausweis-/Passnummer etc.

• Finanzdaten, z. B. Bankverbindungen, Steuerunterlagen, Statuten, Mitarbeiterdaten

• Besonders schützenswerte Daten, z. B. Gesundheitsdaten oder religiöse Zugehörigkeit

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Abschluss oder Erfüllung eines Vertrags mit oder zugunsten der betroffenen Person (z. B. bei der Erfüllung von Kundenaufträgen)

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Offenlegungspflichten)

• Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere unser Interesse an der optimalen Erbringung unserer Dienstleistungen für Kunden

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4.3. Nutzung unserer Website
Für die Nutzung unserer Website ist keine Angabe personenbezogener Daten erforderlich. Der Server erhebt jedoch bei jedem Besuch eine Reihe von Nutzerinformationen, die temporär in den Server-Logfiles gespeichert werden. Bei der Verwendung dieser allgemeinen Informationen erfolgt keine Zuordnung zu einer bestimmten Person. Die Erhebung dieser Daten ist technisch notwendig, um unsere Website anzuzeigen sowie deren Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus werden diese Informationen zur Verbesserung der Website und zur Analyse ihrer Nutzung erhoben.

Dazu gehören insbesondere folgende Informationen:

• Kontaktinformationen (z. B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

• Weitere Informationen, die Sie uns über die Website übermitteln

• Technische Informationen, die automatisch an uns oder unsere Dienstleister übermittelt werden, sowie Informationen über Nutzerverhalten oder Website-Einstellungen (z. B. IP-Adresse, UDI, Gerätetyp, Browser, Klickanzahl auf der Seite, Öffnung des Newsletters, Anklicken von Links etc.)

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Wahrung berechtigter Interessen (z. B. für administrative Zwecke, zur Qualitätsverbesserung, Datenanalyse oder Bekanntmachung unserer Dienstleistungen)

• Einwilligung (z. B. für die Verwendung von Cookies oder des Newsletters)

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4.4. Newsletter-Abonnement
Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig Informationen zuzusenden. Das Abonnement erfolgt auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit durch Abbestellung widerrufen können.

Erhobene Daten:

• Kontaktdaten, wie Name und E-Mail-Adresse

Rechtsgrundlage:

• Einwilligung zum Erhalt des Newsletters. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und den Newsletter abbestellen.

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4.5. Teilnahme an Veranstaltungen
Wenn Sie an einer von uns organisierten Veranstaltung teilnehmen, erheben wir personenbezogene Daten zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung und gegebenenfalls zur anschließenden Übermittlung von Informationen. Wir verwenden Ihre Angaben auch, um Sie über weitere Veranstaltungen zu informieren. Bei diesen Veranstaltungen können Sie fotografiert oder gefilmt werden. Bildmaterial kann intern oder extern veröffentlicht werden.

Erhobene Daten umfassen insbesondere:

• Kontaktinformationen (z. B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

• Persönliche Informationen (z. B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeber, Essgewohnheiten)

• Bilder oder Videos

• Zahlungsinformationen (z. B. Bankverbindung)

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung gegenüber oder zugunsten der betroffenen Person (z. B. Teilnahme an der Veranstaltung)

• Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Durchführung von Veranstaltungen, Verbreitung von Informationen, Dienstleistungserbringung, effiziente Organisation)

• Einwilligung (z. B. zur Zusendung von Marketinginformationen oder zur Erstellung von Bildmaterial)

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4.6. Direkte Kommunikation und Besuche
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z. B. per Telefon, E-Mail oder Chat) oder wir Sie kontaktieren, verarbeiten wir die dafür notwendigen personenbezogenen Daten. Auch bei einem Besuch in unseren Räumlichkeiten verarbeiten wir personenbezogene Daten. Gegebenenfalls müssen Sie vor Ihrem Besuch oder am Empfang Ihre Kontaktdaten hinterlassen. Diese Daten werden zur Sicherung unserer Infrastruktur und Informationen für eine gewisse Zeit gespeichert.

Für Telefon- und Videokonferenzen oder Webinare („Online-Meetings“) nutzen wir Dienste wie „Zoom“ oder „Microsoft Teams“.

Verarbeitete Daten umfassen insbesondere:

• Kontaktinformationen (z. B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

• Kommunikationsranddaten (z. B. IP-Adresse, Dauer der Kommunikation, Kommunikationskanal)

• Aufzeichnungen von Gesprächen, z. B. im Rahmen von Videokonferenzen

• Weitere Informationen, die der Nutzer beim Gebrauch des Dienstes hochlädt, bereitstellt oder erstellt, sowie Metadaten zur Sicherstellung der Funktionalität

• Persönliche Informationen (z. B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeber)

• Zeitpunkt und Zweck des Besuchs

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung gegenüber oder zugunsten der betroffenen Person (z. B. Erbringung einer Dienstleistung)

• Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Bearbeitung und Verwaltung von Kundenbeziehungen)

Zusätzliche Informationen zur Datenverarbeitung durch „Zoom“ oder „Microsoft Teams“ finden Sie in deren jeweiligen Datenschutzerklärungen.

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4.7. Bewerbungen
Bewerbungen können per Post oder an die auf der Website angegebene E-Mail-Adresse eingereicht werden. Alle Bewerberdaten werden streng vertraulich behandelt, ausschließlich für das Bewerbungsverfahren verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Sofern Sie nicht anderweitig zustimmen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht oder zurückgesendet, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Verarbeitete Daten:

• Kontakt- und persönliche Informationen

• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Diplome

• Bewertungsdaten: z. B. interne Beurteilungen oder Referenzen

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Personalrekrutierung)

• Einwilligung

• Vertragserfüllung oder -anbahnung

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4.8. Lieferanten, Dienstleister und sonstige Vertragspartner
Wenn die SwissAssetSolutions GmbH mit Lieferanten oder Dienstleistern zusammenarbeitet, verarbeiten wir relevante Daten zur Kommunikation und zur Vertragsabwicklung. Im Rahmen unserer Sorgfaltspflichten – insbesondere in unserer Revisionspraxis (über die Falcon Audit GmbH) – prüfen wir auch potenzielle Risiken (z. B. Interessenkonflikte, Geldwäscherei).

Verarbeitete Daten umfassen:

• Kontakt- und persönliche Angaben

• Berufliche Informationen, wie Titel, Funktion, Arbeitgeber

• Finanzinformationen, einschließlich Bankdaten

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Abschluss oder Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zu deren Gunsten, einschließlich Vertragsanbahnung und möglicher Durchsetzung

• Wahrung berechtigter Interessen (z. B. Vermeidung von Interessenkonflikten, Schutz des Unternehmens, Durchsetzung rechtlicher Ansprüche)

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5. Tracking-Technologien, Verwendung von Cookies
Beim Besuch unserer Website können Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies sind kleine Textdateien, die den Zugriff auf die Website ermöglichen und sicherstellen, dass Sie die bestmögliche Nutzererfahrung erhalten, einschließlich des Zugriffs auf Informationen im gesicherten Bereich der Website.

Cookies ermöglichen uns keinen Zugriff auf Ihren Computer und keine Erhebung personenbezogener Daten, es sei denn, Sie stellen diese freiwillig zur Verfügung oder sie werden automatisch von Ihrem Webbrowser übermittelt.

Weitere Informationen zu Cookies finden Sie unter: www.allaboutcookies.org

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6. Google Analytics
Unter anderem verwenden wir auf unseren Websites Google Analytics, den Webanalysedienst von Google LLC, Mountain View, Kalifornien, USA; für Europa ist Google Limited Ireland („Google“) zuständig. Zur Deaktivierung von Google Analytics stellt Google ein Browser-Plug-in zur Verfügung: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Google Analytics verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die spezifische nutzerbezogene Informationen auf dem Endgerät des Nutzers speichern. Diese ermöglichen es Google, die Nutzung unserer Website zu analysieren. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung unserer Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

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7. Datenweitergabe und Datenübermittlung
Wir geben Ihre Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir gesetzlich oder behördlich dazu verpflichtet sind oder wenn ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Weitergabe der personenbezogenen Daten besteht. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten an Dritte weiter, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.

Nicht alle personenbezogenen Daten werden standardmäßig verschlüsselt übermittelt. Sofern mit dem Kunden nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde, werden Informationen wie Buchhaltungsdaten, Lohnadministrationsdaten, Lohnabrechnungen, Steuerunterlagen etc. unverschlüsselt übermittelt.

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8. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (d.h. insbesondere während der gesetzlichen Verjährungsfrist) und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

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9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung und Kontrollen.

 

10. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten,) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.

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11. Ihre Rechte

Sie haben im Zusammen mit unserer Bearbeitung von Personendaten die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft über zu Ihnen bei uns gespeicherte Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Personendaten weitergegeben werden. 

• Recht auf Berichtigung, falls Ihre Daten nicht korrekt oder nicht vollständig sind.

• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten 

• Recht, die Löschung der bearbeiteten Personendaten zu verlangen

• Recht auf Datenübertragbarkeit

• Recht einer Datenbearbeitung zu widersprechen oder eine Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. 

• Recht auf Beschwerde an eine zuständige Aufsichtsbehörde, sofern rechtlich vorgesehen.

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die unter Ziff. 1 angegebene Adresse. Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

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12. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns die jederzeitige Änderung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich vor. Letzte Änderung: Mai 2025

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